Sähköposti yritykselle: Webhotelli sähköposti vs pilviratkaisut
Sähköposti on yhä monien vuosien jälkeen käytetyin yhteysmuoto yrityksien viestinnässä. On siis tärkeää, että viestit kulkee palvelimelta toiselle moitteettomasti. Yleisimmät ratkaisut tähän on, joko webhotellin mukana tullut webhotelli sähköposti, ilmainen @gmail.com, @outlook.com tai joku muu vastaava. Kolmantena vaihtoehtona on pilviratkaisu kuten Google Workspace (entinen G Suite) tai Microsoft Office 365.
Tässä artikkelissa käymme läpi näiden palveluiden merkittävimmät erot ja avaamme hieman sähköpostien toimitukseen ja vastaanottoon liittyviä seikkoja. Vastaamme myös kysymykseen: Miksi lähettämäni sähköpostit menevät aina roskapostiin? Tämä artikkeli ei käsittele uutiskirjeiden tai isojen jakeluiden lähettämistä.
Webhotelli sähköposti
Kun yrityksen kotisivuille ostetaan webhotelli, niin samaan pakettiin kuuluu yleensä myös webhotelli sähköposti. Tämä on kustannustehokas ratkaisu ja mikäli yrityksen sähköpostiliikenne on verrattane vähäistä, niin tämä toimii monessa tapauksessa riittävän hyvin. Webhotelli sähköpostin suurimpana heikkoutena on satunnaiset toimitusongelmat.
Sähköpostin toimittaminen onnistuneesti
Jotta posti kulkisi onnistuneesti vastaanottajan sähköpostilaatikkoon, eikä suoraan roskapostiin, niin lähettävä palvelin tulee noudattaa muutamia sääntöjä. Riippuen vastaanottavan tahon palvelimesta, asetukset ja säännöt tulee olla joissakin tapauksissa hyvinkin tiukat. Mikäli lähettävä palvelin ei noudata vastaanottavan palvelimen ehtoja, saattaa lähettävän IP-osoite joutua mustalle listalle.
Esimerkiksi Microsoft pakottaa lähettävät tahot noudattamaan todella tiukkoja sääntöjä, jotta postit toimitetaan heidän palvelimilla oleviin postilaatikoihin. Epäonnistuneesta lähetyksestä joutuu Microsoftin estolistalle, josta voi hakea poistoa kun palvelin noudattaa heidän ehtoja taas.
Webhotellilla on useita käyttäjiä ja yleensä vain yksi IP-osoite. Monet julkiset estolistat toimivat juuri IP-osoitteen maineen perusteella. Jos jostakin IP-osoitteesta lähetetään paljon spämmiä, niin joutuu IP-osoite estolistalle. Webhotelli sähköpostin suurin heikkous on se, että jos toinen samaa webhotellia käyttävä tyrii, niin kaikki kärsii.
Webhotelli sähköpostin plussat ja miinukset
Plussat
- Edullinen, kuuluu webhotellin hintaan.
- Käyttöönotto nopeaa ja helppoa, jos verkkotunnus tilataan samalla tai samalta palveluntarjoajalta.
- Voi useimmiten käyttää haluamallaan sähköpostiohjelmalla.
- Helppo integroida esimerkiksi WordPress -sivun lomakkeiden lähetykseen.
Miinukset
- Sähköpostien toimitettavuus saattaa olla epäluotettava.
- Muut webhotellin asiakkaat voivat vaikuttaa palvelimen IP-osoitteen maineeseen. Seurauksena palvelin saattaa joutua estolistoille.
- Tietoturva ei välttämättä parhaalla tasolla.
- Roskapostifiltterit voivat olla liian heikkoja tai liian aggressiivisia.
Yhteenveto
Webhotelli sähköposti on helppo tapa saada yritykselle omalla verkkotunnuksella oleva sähköposti. Hinta on alhainen ja käyttöönotto useasti vaivatonta. Sähköpostien toimitettavuus saattaa takkuilla helposti ja webhotellin muut asiakkaat voivat vaikuttaa palvelimen lähtevän postin maineeseen. Suosittelemme tätä ratkaisua, kun yrityksen päätyökalu ei ole sähköposti tai yrityksen päätoimiala ei ole toimia verkossa.
Ilmainen sähköposti Googleta tai Microsoftilta
Yritykselle on suositeltavaa luoda omat @gmail.com ja @outlook.com sähköpostiosoitteet. Näiden avulla on helppo ottaa käyttöön Googlen ja Microsoftin palveluita. Esimerkiksi [email protected] osoiteella voi ottaa käyttöön Googlen Analytics, Search Console ja My Business -tilit. Nämä tilit toimivat myös hyvin varasähköposteina, jos esimerkiksi webhotelli sähköposti takkuilee.
Emme kuitenkaan suosittele ilmaista sähköpostia käytettävän yrityksen pääviestintään, jos toiminta on vähänkään vakavampaa. Ilmaispostin päätteellä varustettu yrityksen sähköposti ei viesti ammattimaisuutta. Isot toimijat saattavat hyvinkin vierastaa yritystä, jolla on käytössä vain ilmainen @gmail.com tai @outlook.com -päätteinen sähköposti.
Ilmaisen sähköpostin plussat ja miinukset
Plussat
- Ilmainen.
- Helppo ja nopea käyttöönotto.
- Sähköpostien toimitettavuus on yleisesti melko hyvä.
Miinukset
- Isoilla jakeluilla lähetettävät sähköpostit menevät helposti roskapostiin.
- Ei näytä ammattimaiselta.
Yhteenveto
Ilmaiset sähköpostit ovat useasti suunnattu kuluttajakäyttöön, eikä tarjoa yrityksille tärkeitä ominaisuuksia. Nämä palvelut ovat kuitenkin erittäin hyvä olla varalla, jos pääsähköposti jostain syystä ei toimikaan kriittisellä hetkellä. Geneeriset @gmail.com tai @outlook.com -päätteet eivät herätä luottamusta muissa yrityksissä. Harkitse vakavasti, käytätkö yrityksen pääviestinnässä ilmaista sähköpostipalvelua.
Googlen tai Microsoftin pilviratkaisut
Google on kaikista isoin sähköpostin välittäjä maailmassa. Microsoft tulee perässä hyvänä kakkosena. Nämä kaksi tahoa tietävät varmasti siis yhden jos toisen seikan sähköpostien toimittamisesta. Molemmilla yrityksillä on hyvin suositut pilvipalvelut, joissa tulee mukana myös yrityssähköposti. Molemmat palvelut ovat erinomaisia maineeltaan ja postien toimitettavuus on ensiluokkaista. Molemmat palvelut ovat kuitenkin selkeästi hintavampia kuin esimerkiksi webhotelli sähköposti.
Molemmat näistä palveluista toimii samassa tutussa ympäristössä kuin ilmaisversiotkin, mutta omalla verkkotunnuksella. Saat siis esimerkiksi Googlen Workspace ympäristössä tutun Gmail -sovelluksen käyttöön, mutta lähetetyt sähköpostit tulevat esimerkiksi osoitteesta "[email protected]". Näihin palveluihin kuuluu yleensä myös tiimikalenterit, pilvitallennustilaa ja paljon muita pilvityökaluja.
Toimimme virallisena Google Cloud Partnerina ja välitämme Google Workspace -yritysratkaisua. Käy tutustumassa Google Workspace -palveluun täältä.
Plussat
- Tuttu ilmaispalvelun ympäristö, mutta omalla verkkotunnuksella.
- Sähköpostien toimitettavuus on hyvällä tasolla.
- Todella tehokkaat ja oppivat roskapostifiltterit.
- Ryhmäsähköpostien määritykset ja monimutkaiset välitykset.
- Todella korkea tietoturvan taso.
- Helppo integroida ulkoisten palveluiden kanssa.
Miinukset
- Hinta voi olla este pienemmille yrittäjille.
- Käyttöönotto voi olla hankalampaa, mutta partner yrityksen avulla kaikki hoituu vaivatta.
Yhteenveto
Isojen yritysten tarjoamat yritysratkaisut on lähes joka tapauksessa paras ratkaisu yrityksen sähköpostien hoitamiseen. Jos yrityksesi liiketoiminta on pääsääntöisesti verkossa toimivaa, niin suosittelemme ehdottomasti valitsemaan astetta paremman sähköpostiympäristön. Näihin pilvipalveluihin sisältyy myös valtavasti muitakin työkaluja, jotka helpottavat yrityksen digiarkea merkittävästi. Suosittelemme tutustumaan ja ottamaan yhteyttä suomalaiseen välittäjään.
