Sähköposti on yhä monien vuosien jälkeen käytetyin yhteysmuoto yrityksien viestinnässä. On siis tärkeää, että viestit kulkee palvelimelta toiselle moitteettomasti. Yleisimmät ratkaisut tähän on, joko webhotellin mukana tullut webhotelli sähköposti, ilmainen @gmail.com, @outlook.com tai joku muu vastaava. Kolmantena vaihtoehtona on pilviratkaisu kuten Google Workspace (entinen G Suite) tai Microsoft Office 365.
Tässä artikkelissa käymme läpi näiden palveluiden merkittävimmät erot ja avaamme hieman sähköpostien toimitukseen ja vastaanottoon liittyviä seikkoja. Vastaamme myös kysymykseen: Miksi lähettämäni sähköpostit menevät aina roskapostiin? Tämä artikkeli ei käsittele uutiskirjeiden tai isojen jakeluiden lähettämistä.
Kun yrityksen kotisivuille ostetaan webhotelli, niin samaan pakettiin kuuluu yleensä myös webhotelli sähköposti. Tämä on kustannustehokas ratkaisu ja mikäli yrityksen sähköpostiliikenne on verrattane vähäistä, niin tämä toimii monessa tapauksessa riittävän hyvin. Webhotelli sähköpostin suurimpana heikkoutena on satunnaiset toimitusongelmat.
Jotta posti kulkisi onnistuneesti vastaanottajan sähköpostilaatikkoon, eikä suoraan roskapostiin, niin lähettävä palvelin tulee noudattaa muutamia sääntöjä. Riippuen vastaanottavan tahon palvelimesta, asetukset ja säännöt tulee olla joissakin tapauksissa hyvinkin tiukat. Mikäli lähettävä palvelin ei noudata vastaanottavan palvelimen ehtoja, saattaa lähettävän IP-osoite joutua mustalle listalle.
Esimerkiksi Microsoft pakottaa lähettävät tahot noudattamaan todella tiukkoja sääntöjä, jotta postit toimitetaan heidän palvelimilla oleviin postilaatikoihin. Epäonnistuneesta lähetyksestä joutuu Microsoftin estolistalle, josta voi hakea poistoa kun palvelin noudattaa heidän ehtoja taas.
Webhotellilla on useita käyttäjiä ja yleensä vain yksi IP-osoite. Monet julkiset estolistat toimivat juuri IP-osoitteen maineen perusteella. Jos jostakin IP-osoitteesta lähetetään paljon spämmiä, niin joutuu IP-osoite estolistalle. Webhotelli sähköpostin suurin heikkous on se, että jos toinen samaa webhotellia käyttävä tyrii, niin kaikki kärsii.
Plussat
Miinukset
Yhteenveto
Webhotelli sähköposti on helppo tapa saada yritykselle omalla verkkotunnuksella oleva sähköposti. Hinta on alhainen ja käyttöönotto useasti vaivatonta. Sähköpostien toimitettavuus saattaa takkuilla helposti ja webhotellin muut asiakkaat voivat vaikuttaa palvelimen lähtevän postin maineeseen. Suosittelemme tätä ratkaisua, kun yrityksen päätyökalu ei ole sähköposti tai yrityksen päätoimiala ei ole toimia verkossa.
Yritykselle on suositeltavaa luoda omat @gmail.com ja @outlook.com sähköpostiosoitteet. Näiden avulla on helppo ottaa käyttöön Googlen ja Microsoftin palveluita. Esimerkiksi [email protected] osoiteella voi ottaa käyttöön Googlen Analytics, Search Console ja My Business -tilit. Nämä tilit toimivat myös hyvin varasähköposteina, jos esimerkiksi webhotelli sähköposti takkuilee.
Emme kuitenkaan suosittele ilmaista sähköpostia käytettävän yrityksen pääviestintään, jos toiminta on vähänkään vakavampaa. Ilmaispostin päätteellä varustettu yrityksen sähköposti ei viesti ammattimaisuutta. Isot toimijat saattavat hyvinkin vierastaa yritystä, jolla on käytössä vain ilmainen @gmail.com tai @outlook.com -päätteinen sähköposti.
Plussat
Miinukset
Yhteenveto
Ilmaiset sähköpostit ovat useasti suunnattu kuluttajakäyttöön, eikä tarjoa yrityksille tärkeitä ominaisuuksia. Nämä palvelut ovat kuitenkin erittäin hyvä olla varalla, jos pääsähköposti jostain syystä ei toimikaan kriittisellä hetkellä. Geneeriset @gmail.com tai @outlook.com -päätteet eivät herätä luottamusta muissa yrityksissä. Harkitse vakavasti, käytätkö yrityksen pääviestinnässä ilmaista sähköpostipalvelua.
Google on kaikista isoin sähköpostin välittäjä maailmassa. Microsoft tulee perässä hyvänä kakkosena. Nämä kaksi tahoa tietävät varmasti siis yhden jos toisen seikan sähköpostien toimittamisesta. Molemmilla yrityksillä on hyvin suositut pilvipalvelut, joissa tulee mukana myös yrityssähköposti. Molemmat palvelut ovat erinomaisia maineeltaan ja postien toimitettavuus on ensiluokkaista. Molemmat palvelut ovat kuitenkin selkeästi hintavampia kuin esimerkiksi webhotelli sähköposti.
Molemmat näistä palveluista toimii samassa tutussa ympäristössä kuin ilmaisversiotkin, mutta omalla verkkotunnuksella. Saat siis esimerkiksi Googlen Workspace ympäristössä tutun Gmail -sovelluksen käyttöön, mutta lähetetyt sähköpostit tulevat esimerkiksi osoitteesta "[email protected]". Näihin palveluihin kuuluu yleensä myös tiimikalenterit, pilvitallennustilaa ja paljon muita pilvityökaluja.
Toimimme virallisena Google Cloud Partnerina ja välitämme Google Workspace -yritysratkaisua. Käy tutustumassa Google Workspace -palveluun täältä.
Plussat
Miinukset
Yhteenveto
Isojen yritysten tarjoamat yritysratkaisut on lähes joka tapauksessa paras ratkaisu yrityksen sähköpostien hoitamiseen. Jos yrityksesi liiketoiminta on pääsääntöisesti verkossa toimivaa, niin suosittelemme ehdottomasti valitsemaan astetta paremman sähköpostiympäristön. Näihin pilvipalveluihin sisältyy myös valtavasti muitakin työkaluja, jotka helpottavat yrityksen digiarkea merkittävästi. Suosittelemme tutustumaan ja ottamaan yhteyttä suomalaiseen välittäjään.
